Sprawdź, w jaki sposób możesz doprowadzić do sytuacji, w której twoi pracownicy pracują zarówno chętniej, jak i bardziej efektywnie.

Oto 7 kitów, jak możesz sprawić, by Twoja firma była bardziej wydajna – od dzisiaj

Podczas gdy niektóre organizacje chcą wrócić do normalnej siły roboczej, niektóre nalegają na kontynuację pracy zdalnej i hybrydowej. W obu przypadkach te praktyczne wskazówki pomogą Ci ulepszyć procesy biznesowe w 2022 roku. Rok 2020 był rokiem transformacji dla firm. Operacje biznesowe zostały zepchnięte na brzeg, ponieważ pandemia przetestowała zdolność każdej firmy do dostosowania się do cyfrowej transformacji i pracy zdalnej. W ten czy inny sposób wpłynęło to na każdy proces biznesowy – ale żaden z nich nie pozostał taki sam. Oto 7 wskazówek, jak zadbać o wydajność firmy.

1. Zacznij od zmapowania swojego procesu

Ten punkt jest oczywisty. Musisz wizualizować swój proces, zanim zaczniesz wprowadzać w nim zmiany. Mapy procesów pomagają wizualnie przedstawić przepływy pracy procesów, aby je zrozumieć, zinterpretować i ulepszyć. Wizualny kąt twoich procesów daje jasne zrozumienie przepływu pracy procesu i jego elementów, takich jak zadania, odpowiedzialni pracownicy, systemy, używane narzędzia, ścieżki i zależności. Wyciąga wszystko z głowy i przekłada to na papier, abyś mógł zrozumieć każdy szczegół dotyczący przepływu pracy.

Ułatwia to określenie obszarów problemowych, które wpływają na wydajność procesu biznesowego. Wiesz dokładnie, gdzie jest problem, i możesz teraz zacząć podejmować działania, aby rozpocząć ulepszanie procesu. Istnieją różne narzędzia, których możesz użyć, aby uprościć zadanie mapowania procesów. Lucidchart to jedno z popularnych narzędzi do mapowania procesów, które ułatwiają rozpoczęcie pracy z istniejącymi szablonami map procesów, które można dostosowywać i są łatwe w użyciu.

Microsoft Visio to kolejne narzędzie, które posiada zaawansowane funkcje mapowania większych i bardziej złożonych procesów. Jeśli nie jesteś gotowy, aby zainwestować w narzędzie do mapowania swojego procesu, możesz po prostu zacząć od pióra i papieru. Ważną częścią jest to, abyś zaczął. Możesz skorzystać z naszego szczegółowego przewodnika po mapowaniu procesów, aby lepiej zrozumieć mapowanie procesów biznesowych.

Ważne jest również zadbanie o odpowiednio długie chwile relaksu, które pozwolą nam zebrać myśli. W tym celu warto sięgnąć po takie gry online, jak na przykład sloty. Pod podanym linkiem znajdziecie zarówno darmowe automaty online, jak i sloty na pieniądze. Dostępne gry mają przeróżne motywy oraz korzystają z wielu interesujących rozwiązań, które sprawiają, że automaty są ciekawą opcją na spędzanie wolnego czasu nawet bez wydawania pieniędzy.

2. Zadaj właściwe pytania dotyczące Twojego procesu

Z pewnością jako właściciel firmy lub lider masz całkiem rzetelny obraz tego, jak funkcjonują Twoje procesy. Ale ludzie, którzy będą wiedzieć najwięcej o Twoich procesach biznesowych, to ci, którzy są częścią Twoich procesów – Twoi pracownicy. Zadawanie efektywnych pytań ewaluacyjnych procesu. Następnym krokiem w ulepszaniu procesów jest zadawanie pracownikom pytań na temat procesu. Zweryfikuj mapy procesów, które utworzyłeś ze swoimi pracownikami i upewnij się, że masz prawidłowe szczegóły. Zapytaj ich, czy przegapiłeś jakiekolwiek szczegóły procesu, które powinny być częścią Twojej mapy procesu.

Perspektywa Twoich pracowników ma kluczowe znaczenie dla Twojej strategii doskonalenia procesów – daje Ci wgląd w nieznane. Teraz widzisz, gdzie spada piłka. Te małe, ale ważne szczegóły mają kluczowe znaczenie dla strategii doskonalenia procesów i ogólnej wydajności firmy. A poznasz te szczegóły tylko wtedy, gdy zadasz swojemu zespołowi właściwe pytania. Więc zajmij się tym i zacznij od spisania pytań, które pomogą Ci lepiej zrozumieć swoje procesy. Oto kilka pytań dotyczących oceny procesu, od których możesz zacząć:

Dlaczego potrzebujemy tego procesu?
Jaki jest pożądany wynik procesu?
Co jest powtarzalne w tym procesie, co możemy wyciąć?
Jakie problemy widzisz w swojej codziennej pracy z tym procesem?

Wybierz pytania, które ujawniają ukryte szczegóły. Zwróć uwagę, że niektórzy pracownicy mogą wahać się z odpowiedzią na te pytania ze strachu. Zapewnij swoim pracownikom komfort, upewniając się, że nie będziesz mieć wobec nich żadnych negatywnych uprzedzeń za ich opinie.

3. Przeanalizuj istniejący przepływ pracy swojego procesu

Teraz, gdy masz już mapy procesów i odpowiedzi od swoich zespołów, nadszedł czas na szczegółową analizę przepływu pracy procesu. Jest to najbardziej krytyczna i czasochłonna część Twojej strategii doskonalenia procesów. Chodzi o to, aby przejrzeć swoje mapy procesów i odnotować luki i możliwości poprawy przepływu pracy. Następnie tworzysz plan przeprojektowania istniejącego procesu w jego najbardziej wydajnej formie. W tym celu musisz znaleźć odpowiedzi na pytania takie jak:

Czy są jakieś wąskie gardła w tym procesie?
Czy istnieją możliwości obniżenia kosztów poprzez zaoszczędzenie czasu, pieniędzy lub zasobów w tym procesie?
Jakie zadania procesu powodują opóźnienia w wynikach?
Jakie zadanie zajmuje niezwykle dużo czasu?
Jakie zadania są powtarzalne i nie wymagają ingerencji człowieka?

Odpowiedzi na te pytania będą służyć jako wskazówki do opracowania strategii doskonalenia procesów. Na przykład, poprzez swoją analizę, zdajesz sobie sprawę, że jest problem w Twoim procesie rekrutacyjnym. Chociaż Twój zespół rekrutacyjny informuje nowo zatrudnionego kandydata o selekcji, zespół nie udostępnia dalszych informacji o datach dołączenia i dokumentacji. Powoduje to utratę zainteresowania kandydata i tracisz kompetentny talent. Taka świadomość daje początek realizacji planu doskonalenia procesów. Pomaga opisać zmiany, a także ustalić ich priorytety w oparciu o wpływ, jaki będą miały na wyniki biznesowe.

4. Przeprojektuj przebieg procesu, aby naprawić luki

Masz zmapowany proces, masz spostrzeżenia wyciągnięte z wywiadów z pracownikami i dane z analizy przepływu pracy. Teraz nadszedł czas, aby wykorzystać te spostrzeżenia, opracowując plan działania — przeprojektowany proces. W oparciu o to, co zaobserwowałeś w swojej analizie, zacznij wymieniać zmiany, które ostatecznie poprawią wydajność i skuteczność Twojego procesu. Te zmiany mają na celu naprawienie luk w Twoim procesie i poprawę wydajności Twoich operacji.

Ściśle współpracuj ze swoimi zespołami procesowymi i doświadczonymi zespołami kierowniczymi, aby zidentyfikować najlepsze możliwe rozwiązania dla wyzwania związanego z procesem. Przeprowadź burzę mózgów nad kreatywnymi i skutecznymi pomysłami, nie wykluczając sugestii, które mogą wydawać się drobne lub niewygodne, ale mogą okazać się skuteczne. Gdy masz już listę pomysłów, sugestii i zmian w swoim procesie, zrozum ich bezpośredni i pośredni wpływ na wyniki procesu. Poświęć czas na ustalenie ich priorytetów w oparciu o wpływ na biznes.

Na przykład duża zmiana w procesie sprzedaży może poprawić jakość spotkania sprzedażowego, ale niewielka zmiana w CRM pomoże Ci zamykać transakcje sprzedaży jeszcze szybciej niż oczekiwano. Nie trzeba dodawać, że musisz nadać priorytet zmianom w procesie CRM, ponieważ przynoszą one bezpośrednią wartość Twojej firmie. Dlatego podczas przeprojektowywania przepływu pracy ważne jest, aby nie tylko zbudować strategię zmiany, ale także model priorytetyzacji planu doskonalenia procesów.

Work Load Productivity – Free vector graphic on Pixabay

5. Poinformuj swój zespół o nowym przebiegu procesu

Nie możemy bardziej podkreślać wagi informowania pracowników o planie doskonalenia procesów. Poświęciłeś dużo czasu i wysiłku na mapowanie, analizowanie i planowanie zmian procesów. Nie chcesz tu upuścić piłki tylko dlatego, że jej nie wypuściłeś. Tak jak zaplanowałeś i nadałeś priorytety zmianom procesów, zbuduj plan przekazywania sugerowanych zmian procesowych odpowiednim pracownikom w Twojej organizacji. Nie zostawiaj miejsca na wątpliwości i przypuszczenia, dawaj im to na piśmie zawsze i wszędzie, gdzie to możliwe.

Dokumentuj zmiany usprawniające proces i przeprowadzaj programy szkoleniowe, aby zapewnić niezawodne przekazywanie. Daj swoim pracownikom czas na zrozumienie zmian w istniejących procesach. Wyjaśnij wpływ zmian w procesie na wynik procesu, aby uzyskać poparcie dla planu doskonalenia procesu. W końcu to oni będą pracować nad usprawnionym i wydajnym procesem. Dodatkowo, poniżej przedstawiamy porównanie trzech najlepszych sposobów na komunikowanie się z zespołem pracowników.

Sposób	Otwarte spotkania	Spotkania jeden na jeden	Prezentacje wizualne
Zalety	Spotkania są łatwym sposobem dzielenia się wiadomościami, prowadzenia otwartych dyskusji i dają pracownikom możliwość podzielenia się swoimi przemyśleniami	Oprócz możliwości sprawdzania postępów pracownika i omawiania wszelkich problemów, z jakimi mogą się spotkać, świadomość, że ich wkład ma znaczenie, podnosi morale	Niektórzy ludzie lepiej zachowują informacje, jeśli wszystkie są przed nimi mapowane, więc rozważ użycie pomocy wizualnych do wsparcia prezentacji werbalnych
Wady	Spotkania mogą okazać się nieciekawe w momencie, gdy nie jesteśmy w stanie precyzyjnie określić swoich wymagań jako pracodawca	Może okazać się, że taka dodatkowa forma spotkania przekłada się na łącznie zbyt dużą ilość spotkań i męczy pracownika	Prezentacja musi być zwięzła i na temat, w innym razie pracownicy mogą łatwo się rozkojarzyć
Skuteczność	Wysoka, o ile jesteśmy w stanie dobrze poprowadzić spotkanie	Wysoka, o ile nie zajmujemy zbyt dużo czasu pracownikowi	To zależy od sposobu przygotowania prezentacji – może ona mieć zarówno bardzo wysoką, jak i zerową skuteczność

Jak więc widać, najważniejsze w przypadku motywowania i próbowania dotarcia do pracowników jest sprawienie, że robimy to w odpowiednio przygotowany sposób. Sama forma komunikowania się z pracownikami nie ma takiego znaczenia, jak treść spotkania czy prezentacji. Jeśli więc zadbasz o skuteczną komunikację z pracownikiem, dotrzesz do niego w dowolny sposób.

6. Zautomatyzuj zbędne zadania procesowe

Redundancja to cichy zabójca produktywności. Wiesz, jak to jest codziennie jeść ten sam posiłek. Brak kreatywności i eksperymentów ma powolny, ale poważny wpływ na Twoich pracowników. Korzystając z wglądu w analizę procesu, oceń zadania procesowe, które mają charakter powtarzalny. Zrozum ich cykl realizacji i szukaj możliwości jak największej automatyzacji zadania.

Automatyzacja upraszcza przepływ pracy i przyspiesza szybkość realizacji procesu. Pomaga również Twoim pracownikom stać się bardziej produktywnymi, ponieważ mogą poświęcić swój intelekt i wysiłek na coś bardziej wartościowego i kreatywnego dla Twojej firmy. I oczywiście produktywność przyciąga szczęście, a szczęśliwe zespoły oznaczają zadowolonych klientów!

7. Przejrzyj wydajność nowego przepływu pracy procesu

Korzystaj z mierzalnych wskaźników KPI, aby śledzić i rozumieć wydajność swoich ulepszonych procesów. Jakie lepsze wyniki osiągają? Czy szybkość realizacji procesu wzrosła? Czy jest mniej błędów niż kiedyś? Czy moi pracownicy są bardziej produktywni? Odpowiedzi na te pytania w postaci mierzalnych wskaźników dadzą jasny obraz wpływu strategii doskonalenia procesów. I będziesz wiedział, że cały ten czas i wysiłek, który poświęciłeś na ulepszenie swojego procesu, naprawdę ma sens dla Twojej firmy! I oczywiście wskazuje na więcej możliwości dalszego ulepszania procesu. W końcu doskonalenie procesów jest ważnym i ciągłym ćwiczeniem.

Artykuł sponsorowany